Case Study
Der Termin entsteht dort, wo die Entscheidung fällt.
Ein Trainingsbetrieb wollte Anfragen nicht länger über Telefon, Nachrichten und Notizzettel abwickeln. Entstanden ist ein Webauftritt, dessen Kern eine Online-Terminbuchung ist: Leistung wählen, freies Zeitfenster sehen, verbindlich anfragen – in drei Schritten und auf jedem Gerät.
- Branche
- Hundetraining und Verhaltenstherapie
- Projekt
- Webauftritt mit integrierter Online-Terminbuchung
- Besonderheit
- Buchungsstrecke in drei Schritten für Einzel- und Gruppenangebote
- Status
- Im laufenden Betrieb, laufend um Leistungen erweitert
Einzeltraining
60 Min.
Erstgespräch inkl. Anamnese
90 Min.
Basistraining Kleingruppe
120 Min.
Intensivtraining Kleingruppe
120 Min.
Tagesworkshop
240 Min.
Ausgangslage
Terminvergabe zwischen Training, Telefon und Nachrichten.
Anfragen kamen über mehrere Kanäle und wurden zwischen Trainingseinheiten beantwortet. Wer abends buchen wollte, musste auf einen Rückruf warten – und entschied sich in dieser Zeit häufig anders.
- Anfragen verteilt auf Telefon, E-Mail und Messenger
- Rückmeldung erst nach Feierabend möglich
- Freie Zeiten nur der Trainerin selbst bekannt
- Gruppenplätze händisch gezählt und nachgetragen
Anforderung
Buchen können, ohne jemanden zu erreichen.
- 1Alle Leistungen mit Dauer, Preis und Beschreibung transparent darstellen.
- 2Terminanfragen rund um die Uhr entgegennehmen, auch außerhalb der Trainingszeiten.
- 3Freie Zeiten anzeigen, ohne den eigenen Kalender offenzulegen.
- 4Einzeltermine und Kleingruppen mit begrenzter Platzzahl gleichermaßen abbilden.
- 5Anfragende ohne Registrierung buchen lassen – so wenige Felder wie möglich.
- 6Jede Anfrage automatisch bestätigen und im Hintergrund sauber erfassen.
- 7Alles auf dem Smartphone bedienbar halten, denn dort wird gebucht.
Problemstellung
Die Schwierigkeit lag in der Abbildung sehr unterschiedlicher Formate.
Herangehensweise
Erst der Leistungskatalog, dann die Buchung.
Zunächst wurden alle Angebote sauber beschrieben und mit Dauer, Preis und Platzzahl hinterlegt. Darauf setzte die Buchungsstrecke auf, anschließend die Verfügbarkeitslogik und zuletzt die automatisierten Bestätigungen. Jeder Baustein ging einzeln produktiv.
Lösung
Eine Website, deren Mittelpunkt der Termin ist.
Gepflegter Leistungskatalog
Einzeltraining, Erstgespräch, Gruppen- und Workshopformate liegen als pflegbare Einträge mit Dauer, Preis und Beschreibung vor und lassen sich jederzeit ergänzen.
Buchung in drei Schritten
Leistung wählen, Datum und Uhrzeit aussuchen, kurz vorstellen. Kein Konto, keine Umwege – die Strecke bleibt auf einer Seite und ist jederzeit korrigierbar.
Verfügbarkeiten statt Kalendereinblick
Angezeigt werden nur buchbare Zeitfenster. Belegte Slots verschwinden automatisch, Gruppenangebote berücksichtigen die verbleibende Platzzahl.
Automatische Rückmeldung
Anfragende erhalten sofort eine Eingangsbestätigung, die Trainerin eine strukturierte Benachrichtigung – Rückmeldung erfolgt zugesagt innerhalb von 24 Stunden.
Konsequent mobil gedacht
Die gesamte Strecke ist für das Smartphone entworfen: große Flächen, kurze Formulare, keine Zoom-Gesten und keine Doppeleingaben.
Eigene Datenbasis
Anfragen, Leistungen und Verfügbarkeiten liegen in der eigenen Umgebung. Kein externes Buchungsportal, keine Vermittlungsgebühr, keine Fremddaten.
Verfügbare Tage
Uhrzeiten
Offene Anfragen
6
Bestätigt diese Woche
14
Gruppenplätze frei
9
Antwortzeit
< 24 h
| Termin | Leistung | Anfrage | Status |
|---|---|---|---|
| 12.03. · 10:30 | Einzeltraining | Anfrage A | neu |
| 12.03. · 13:00 | Basistraining | Anfrage B | bestätigt |
| 13.03. · 09:00 | Erstgespräch | Anfrage C | bestätigt |
| 13.03. · 16:00 | Intensivtraining | Anfrage D | neu |
| 10.03. · 14:30 | Tagesworkshop | Anfrage E | erledigt |
Kundennutzen
Aus einer Rückrufbitte wird eine feste Buchung.
Anfragen kommen rund um die Uhr.
Gebucht wird abends und am Wochenende – genau dann, wenn niemand ans Telefon geht.
Weniger Rückfragen.
Dauer, Preis und Inhalt stehen vor der Buchung fest, das spart Klärungsschleifen.
Kein Terminkalender auf Papier.
Alle Anfragen laufen an einer Stelle zusammen und sind nachvollziehbar.
Gruppen füllen sich planbar.
Freie Plätze sind sichtbar, kurzfristige Lücken lassen sich schließen.
Professioneller erster Eindruck.
Die Buchung wirkt verbindlich und aufgeräumt – das zahlt auf die Marke ein.
Weniger Ausfälle.
Bestätigungen und klare Angaben senken vergessene Termine spürbar.
Zeit für das Eigentliche.
Die Verwaltung tritt zurück, die Arbeit mit Mensch und Hund steht im Vordergrund.
Erweiterbar ohne Umbau.
Neue Formate werden angelegt, nicht programmiert.
Technischer Steckbrief
- Webauftritt auf React-Basis mit serverseitigem Rendering für Ladezeit und Auffindbarkeit
- Buchungsstrecke als mehrstufiger Ablauf mit Zustandsprüfung je Schritt
- Leistungs- und Verfügbarkeitsverwaltung über eine gepflegte Datenbasis
- Kollisionsprüfung für Zeitfenster und Platzkontingente bei Gruppenangeboten
- Automatisierter E-Mail-Versand für Eingangsbestätigung und interne Benachrichtigung
- Datenhaltung in PostgreSQL mit Zugriffsregeln auf Zeilenebene
„Die meisten Termine entstehen heute abends – ganz ohne dass ich ans Telefon gehen muss.“
Wer nicht sofort buchen kann, bucht oft gar nicht.
Wir bringen Leistungen, Verfügbarkeiten und Bestätigungen in eine Strecke, die Ihre Kundinnen und Kunden in zwei Minuten abschließen.