Case Study
Zeiterfassung und Projektcontrolling.
Aus verteilten Listen und einem in die Jahre gekommenen Altsystem wurde eine zentrale Plattform: tagesgenaue Zeiterfassung, Budgetkontrolle in Echtzeit und Auswertungen, auf die sich die Geschäftsführung verlässt.
- Branche
- IT- und Digitaldienstleistung
- Projekt
- Zeiterfassung, Projektcontrolling und Kundenportal
- Besonderheit
- Vollständige Migration historischer Daten aus dem Altsystem
- Status
- Im Tagesbetrieb, laufende Weiterentwicklung
Kunde
Projekt
Tätigkeit
Ausgangslage
Zeiten wurden erfasst – auswerten ließen sie sich kaum.
Leistungen liefen über ein veraltetes System und ergänzende Tabellen. Wer wie viel auf welchem Projekt gearbeitet hatte, ließ sich nur mit manueller Nacharbeit ermitteln – meist erst zum Monatsende, wenn Korrekturen kaum noch möglich waren.
- Nachträgliches Rekonstruieren von Arbeitstagen
- Budgetüberschreitungen fielen erst bei der Rechnung auf
- Auswertungen nur über händische Exporte
- Kundenanfragen zum Leistungsstand per E-Mail und Telefon
Anforderung
Erfassen muss schneller gehen als Aufschieben.
- 1Zeiten tagesgenau und in Sekunden erfassbar – ohne Reibung im Arbeitsalltag.
- 2Projekte wahlweise nach Stundensatz oder mit festem Budget abrechnen.
- 3Budget- und Aufwandsgrenzen sichtbar machen, bevor sie überschritten werden.
- 4Auswertungen nach Monat, Mitarbeitenden, Kunde und Projekt auf Knopfdruck.
- 5Rollenmodell für Geschäftsführung, Projektleitung, Mitarbeitende und Kunden.
- 6Historische Zeitdaten aus dem Altsystem verlustfrei übernehmen.
- 7Eigener Kundenzugang inklusive Support-Tickets statt E-Mail-Pingpong.
Problemstellung
Die Schwierigkeit lag in den Altdaten und in der Abrechnungslogik.
Herangehensweise
Erst erfassen, dann auswerten, dann öffnen.
Zuerst entstand die tägliche Erfassung – die Funktion, die jeder im Team mehrfach am Tag nutzt. Darauf folgten Projektstruktur und Budgetlogik, anschließend die Auswertungen für die Leitung und zuletzt der Kundenzugang. Jeder Schritt ging produktiv, bevor der nächste begann.
Lösung
Eine Plattform für Zeit, Projekt, Auswertung und Kundenkontakt.
Erfassung ohne Umwege
Tagesansicht mit Timer, Kunde, Projekt und Tätigkeit in einer Zeile. Abrechenbarkeit wird aus Projekt und Tätigkeit vorbelegt und bleibt jederzeit korrigierbar.
Projekte und Budgets
Jedes Projekt trägt Abrechnungsmodus, Stundensatz, Budget sowie Zeit- und Kostengrenzen. Die Ausschöpfung ist live sichtbar, kritische Projekte werden hervorgehoben.
Auswertung und Steuerung
Monats- und Jahresauswertungen je Mitarbeitenden, Kunde und Projekt – mit Drill-down bis zum einzelnen Zeiteintrag und Export für die Rechnungsstellung.
Migration des Altbestands
Historische Kunden, Projekte und Zeiteinträge wurden protokolliert importiert, geprüft und über stabile Referenzen dauerhaft nachvollziehbar verknüpft.
Kundenportal und Support
Kunden sehen ihre Projekte und erfassten Leistungen und melden Anliegen direkt als Ticket. Der Support-Pool verteilt offene Anfragen im Team.
Rollen, Rechte, Protokoll
Serverseitig geprüftes Rollenmodell mit Zugriffsregeln auf Zeilenebene, automatische Sicherungen sowie ein vollständiges Aktivitätsprotokoll.
Aktive Projekte
37
Abrechnungsbereit
6
Stunden (30 Tage)
1.284
Umsatz (30 Tage)
162.900 €
Kundennutzen
Verlässliche Zahlen statt Monatsende-Rekonstruktion.
Keine Zeitlücken mehr.
Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird – am selben Tag.
Abrechnung ohne Nacharbeit.
Leistungen sind Projekt, Kunde und Tätigkeit eindeutig zugeordnet.
Budgets im Griff.
Ausschöpfung ist sichtbar, bevor ein Projekt unwirtschaftlich wird.
Belastbare Zahlen.
Stunden, abrechenbare Quote und Umsatz je Monat und Person auf einen Blick.
Ein System statt Insellösungen.
Zeiten, Projekte, Aufgaben und Support laufen an einem Ort zusammen.
Historie erhalten.
Auswertungen reichen über den Systemwechsel hinaus zurück.
Transparenz zum Kunden.
Eigener Zugang zu Projekten, Leistungen und Tickets.
Volle Datenhoheit.
Code, Datenbank und Exporte jederzeit verfügbar – kein Lock-in.
Technischer Steckbrief
- Moderne Web-Anwendung auf React-Basis mit komponentenbasiertem Designsystem
- PostgreSQL-Datenhaltung mit Zugriffsregeln auf Zeilenebene je Rolle
- Serverseitige Auswertungsfunktionen für Monats-, Projekt- und Umsatzkennzahlen
- Import- und Exportläufe mit vollständigem Protokoll und Wiederholbarkeit
- Transaktionale E-Mail-Zustellung mit Zustell-, Bounce- und Abmeldeverwaltung
- Automatisierte Sicherungen und Wartungsroutinen
„Wir sehen heute jeden Tag, wo wir stehen – nicht erst, wenn die Rechnung geschrieben wird.“
Von der Zeiterfassung zur belastbaren Steuerung.
Wir bilden Ihre Abrechnungs- und Projektlogik so ab, wie Sie sie leben – inklusive Übernahme Ihrer historischen Daten.